ความหมายจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจเป็นจดหมายที่มีไปมาถึงกันระหว่างองค์กรธุรกิจ บริษัท หางราน รายการที่นักธุรกิจจำเปนตองติดตอกันมีมากมายเชน การแนะนํา การสอบถาม การสั่งซื้อ การสงมอบการยกเลกรายการ การปรับความเขาใจ การทวงหนี้เปนตน การติดตอกันทางจดหมายจึงดีกวาการติดต่อด้วยวาจา
เพราะจดหมายเก็บเปนหลักฐานอางอิงไดทุกโอกาส นอกจากนี้ยังเปนการประหยัดทั้งแรงงาน เวลาและเงิน จดหมายธุรกิจ ชวยใหสามารถรางจดหมายติดตองานตางๆ ไดรวดเร็วถูกตอง และเลือกสรรวัสดุอุปกรณตาง ๆ ที่ใช้ประกอบการเขียน ตลอดจนสํานวนภาษา ขอความที่โต้ตอบ อันจะนํามาซึ่งคานิยมที่ดีและความสําเร็จในการงาน
รูปแบบของจดหมายธุรกิจ
รูปแบบของจดหมายธุรกิจมี 3 ประเภท ดังนี้
1. จดหมายธุรกิจแบบไทยจดหมายธุรกิจแบบธรรมดา เขียนคล้ายจดหมายราชการโดยขึ้นต้น ด้วยคําว่า ”เรียน”
2. จดหมายธุรกิจแบบราชการ
กระดาษหัวจดหมาย
- กันหน้า 1 นิ้วครึ่ง / กันหลัง 1 นิ้ว
- ปัด 1 บิด 2 พิมพ์ ที่ ชิดกันหน้า
- ปัด 1 บิด 2 พิมพ์วันเดือนปี กึ่งกลางกระดาษ
- ปัด 1 บิด 2 พิมพ์เรื่อง หลังเรื่องเคาะ 2 ครั้ง
- ปัด 1 บิด 2 พิมพ์เรียน หลังเรียนเคาะ 2 ครั้ง
- ปัด 1 บิด 2 ย่อหน้า 10 พิมพ์เนื้อเรื่อง
- ปัด 1 บิด 2 พิมพ์คำลงท้ายกึ่งกลางกระดาษ
- ปัด 2 บิด 2 พิมพ์ชื่อสกุลกึ่งกลางกระดาษ
- ปัด 1 พิมพ์ตำแหน่งกึ่งกลางกระดาษ
- ปัด 1 บิด 2 พิมพ์ชื่อย่อชิดซ้าย
3. จดหมายธุรกิจแบบสากล ใช้รูปแบบของการเขียนจดหมายธุรกิจของต่างประเทศที่นิยมใช้กันเป็นสากล
3.1 แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพใหทุกบรรทัดชิดเสนกั้นหนา ยกเวนเฉพาะสวนที่อยูผูสง (กรณีที่ใชหัวจดหมายที่พิมพสําเร็จรูปไว)
3.2 แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็นรูปแบบพิมพใหสวนเลขที่จดหมาย ที่อยู
ผูรับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่สงมาดวย อยูชิดเสนกั้นหนา และที่อยูผูสง วัน เดือน ปี คําลงทาย ลายมือ
ชื่อและชื่อเตื่ม อยูกลางหนากระดาษหรือคอนไปทางขวาเล็กนอย สวนเรื่องจะพิมพกึ่งกลางหนากระดาษ
นอกจากนี้ในสวนขอความตองพิมพใหทุกบรรทัดของแตละยอหนาชิดเสนกั้นหนา
3.3 แบบยอหนา (indented style) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก เวนแตในสวนขอความ
ซึ่งพิมพใหบรรทัดแรกของขอความแตละยอหนารนเขาไปประมาณ 5-10 ระยะตัวอักษร
ตัวอย่างจดหมายแบบ Semi-Blocked
style
with Open Punctuation
MATTHEWS,INC
45 PEARL
STREET,NEW YORK 38,CO 3-4567-8-9
September 5, 2009
Mr.James Thomas
1 Kanda Isumi-cho
Pearl Street, New York
Dear Mr. Thomas:
Yesterday I Walden throung the
Evanston business district visiting all the stores. Never before had I seen them display such a
fine line of merchandise, I am very very proud proud to be a member of the
Chamber of Commerce of such a business area.
I hope that will set apare one of
two evenings between now and the end of the year to have dinner in the area and
then visit as many of the stores as possible to see for yourself how nicey they
are decorathe and how completely they are stocked.
Sincerely yours,
Peter Fahing
Manager
PF:SM
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น